Son muchas las dudas que han surgido sobre este tema, ya que las pymes y autónomos se verán afectados de forma inminente por la aplicación de la nueva normativa, debiendo realizar cambios en su proceso de facturación y digitalización. Actualmente, son varios los empresarios que aún no trabajan con programas de facturación o aplicaciones informáticas que permitan la facturación electrónica y el suministro inmediato de información.
Si bien es cierto que hoy en día es costumbre enviar facturas en formato PDF mediante medios electrónicos, existen pequeños comercios que realizan únicamente facturas hechas a mano a los destinatarios que quieren ejercer su derecho a la deducción, esto es, empresarios y profesionales que actúan como tal.
Por ello, antes de profundizar en las obligaciones que deben cumplir los contribuyentes, conviene poner en contexto el motivo por el que se impulsa este proyecto de digitalización del sistema.
Cabe mencionar que la facturación electrónica ya venía siendo obligatoria en las relaciones comerciales con las Administraciones Públicas, siendo la transparencia y trazabilidad de las operaciones realizadas con dichas entidades unos de los motivos para cumplir con esta obligación.
El Gobierno español, a través del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha desarrollado la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y crecimiento de empresas, también conocida como la Ley Crea y Crece, que establece la facturación electrónica de forma obligatoria para las relaciones comerciales B2B, es decir, entre empresas o autónomos en España, garantizando así mayor agilidad, control de pagos y reducción de morosidad comercial. Se trata, por tanto, de un instrumento de protección de la morosidad, que pretende digitalizar, reducir costes y facilitar la transparencia en las relaciones empresariales.
Si bien parece que el cambio genera incertidumbre y cierto temor por la inmediatez de la información, es innegable que permitirá automatizar muchos procesos atendiendo mejor a las necesidades financieras de las empresas. Entre otros beneficios, generará una reducción de los costes de transacción del tráfico mercantil así como mayor facilidad de acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas, favoreciendo también la eliminación del papel y el coste que ello supone, contribuyendo a su vez a la sostenibilidad del medio ambiente.
1. ¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es similar a la factura en formato en papel que todos conocemos. Deberá cumplir con los mismos requisitos regulados en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La diferencia reside únicamente en que la factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico.
Ahora bien, dentro de las facturas electrónicas, existen dos formatos: el estructurado y el no estructurado.
2. Tipos de factura electrónica. Factura en formato estructurado vs factura en formato no estructurado
“Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor, y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.”
Es decir, se incluyen todos los datos necesarios para cumplir con los requisitos de una factura, pero no existe una imagen que contenga esos datos. Simplemente se digitalizan con ayuda de los programas informáticos para que ambas partes de la relación comercial tengan acceso a ellos. Este formato quizás sea el menos conocido por la mayoría de las personas que ejercen actividad económica.
“Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso no del todo automatizado.”
Este formato es el que hasta ahora la mayoría de pymes y autónomos emplean (facturas en papel escaneadas y ficheros PDF).
3. ¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica?
Con la entrada en vigor de la nueva normativa, estarán obligados a emitir factura electrónica los empresarios y profesionales que deban expedir y entregar facturas por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal.
La ley exime de esta obligación cuando:
- Una de las partes no tenga la sede de su actividad económica o establecimiento permanente en territorio español.
- Se traten de facturas simplificadas (tickets), emitidas al amparo del artículo 4 Real Decreto 1619/2012, salvo que se traten de facturas simplificadas cualificadas a las que se refiere el artículo 7.2 del reglamento.
4. ¿Cuándo comienza a aplicarse la obligación de expedir factura electrónica?
No es posible concretar una fecha exacta de cuándo será obligatorio empezar a emitir facturación electrónica, pues los plazos se determinan en función de la entrada en vigor del Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece, una vez se redacte la versión definitiva del Reglamento, se apruebe y se publique en el BOE. Los plazos establecidos son:
- Para aquellas empresas que facturan más de 8 millones de euros al año: 12 meses desde su entrada en vigor.
- Para las empresas que facturen menos de 8 millones de euros al año: 24 meses desde su entrada en vigor.
Por esta razón, a la vista de no haberse publicado la normativa definitiva del desarrollo reglamentario en esta materia, cabe esperar que no resulte exigible para las pymes y autónomos en España hasta 2027.
5. Sistema VERIFACTU: envío de información inmediata.
Mientras que la facturación electrónica vendrá a ser obligatoria a partir de 2027 para las empresas que no superen los 8 millones de euros en su facturación anual, no hay que olvidarse de la obligación de proporcionar a la Administración Tributaria los datos de facturación y contabilidad de forma inmediata.
Muchos conocemos ya el Sistema Inmediato de Información (SII), obligatorio para aquellos contribuyentes cuya facturación supera los 6 millones de euros, el cual proporciona información inmediata sobre la facturación emitida y recibida a efectos de IVA e IGIC.
De forma paralela, y para cumplir con el objetivo de la Ley Antifraude de 2021, VERIFACTU es el sistema de envío de información inmediata a la Administración Tributaria que consiste únicamente en enviar información de las facturas al momento de su emisión, consiguiendo así transparencia en el proceso de facturación.
Tras la publicación el pasado 28 de octubre de 2024 de la Orden Ministerial que desarrolla el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se confirma que este sistema será obligatorio para las empresas a partir del 1 de enero de 2026, y para los autónomos a partir del 1 de julio de 2026, quedando excluidos de tal obligación únicamente aquellos contribuyentes acogidos al sistema SII de forma obligatoria, ni tampoco se aplicará a los territorios forales.
En este sentido y como medida preparatoria, Hacienda prevé poner en marcha la operativa del sistema de envío inmediato de facturación ya desde el 1 de julio de 2025, así como una plataforma gratuita dentro de la Sede Electrónica de Hacienda, para aquellas empresas y autónomos que quieran empezar a usarlo.
Este sistema, junto con los programas informáticos de facturación adaptados a la nueva normativa, buscan garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En definitiva, tanto los sistemas informáticos que ayudan a la facturación electrónica, como el propio sistema VERIFACTU, no solo posibilitan la reducción de costes mediante la digitalización de la información contable, sino que contribuyen a reducir el tiempo de gestión con la automatización de procesos. Todo ello redunda en un mejor servicio al cliente marcado por la inmediatez y rapidez en la información, eliminando además, el consumo de papel y facilitando también la labor contable. Sin duda estamos ante medidas que tienden a promover una economía más transparente, a mejorar la trazabilidad de las operaciones, y contribuir a la modernización y al desarrollo tanto económico como social.
